如果你寫很多商業 email,你試過用 AI 草擬。輸出通常還行 — 文法正確、結構合理、完全忘得掉。收件人回覆率沒變。草擬省下的時間,代價是收件人問你本來會預想的釐清問題,多一輪回覆。
更好用 AI 寫 email 從知道哪些部分 AI 擅長、哪些它毀掉開始。
AI 對 email 做得好的
解卡時刻。 盯著空白回覆視窗?AI 給你能反應的東西。第一稿不必是最終版;它只要打破慣性。
語氣校準。 「這封 email 讀起來生氣。改寫成堅定但專業。」AI 在這種外科手術級語氣工作上很出色。比問同事快又不尷尬。
長 thread 摘要。 「這是 12 條訊息的 thread;總結同意了什麼、待解什麼、各方欠什麼。」AI 做得好;替代方案是再讀整個 thread。
草擬樣板。 確認會議、寄收據、追蹤請求 — 不用想的可重複 pattern。
跨語言工作翻譯。 如果你跨英 / 中 / 日工作,AI 在 email 風寫作上現在比 DeepL 好。為語氣編輯但翻譯核心可靠。
AI 毀掉的
開頭句。 通用開頭(「Hope this email finds you well」)是紅旗。AI 預設讓你看起來沒讀前一條訊息。
具體引用。 「根據上週二聚會我們談的、你提到你團隊 Q2 推新評估框架...」 — 這些時刻顯示你記得而且在意。AI 編造具體引用或夠模糊讓你聽起來通用。
簡潔。 AI 預設 3-4 段,2 句話就能 close loop。大部分專業收件夾爆掉;人對更短訊息回得更快。
長期關係的個人 voice。 你常 email 的人認得你的 pattern。AI 對讀過你 2 封以上 email 的任何人聽起來像「你但被抹平」。
困難對話。 績效回饋、拒絕請託、處理衝突 — 需要情商的 email。AI 要嘛軟化太多(訊息沒到位),要嘛黏在企業平淡(你聽起來像 HR)。
有用的框架
每封 email 問:
- 收件人認識我嗎? 對陌生人,AI 預設常常 OK。對同事,AI 預設聽起來怪。
- 賭注多大? 低賭注(確認會議):AI OK。高賭注(請加薪、拒絕合作):自己寫。
- 這是我想加深的關係嗎? 冷 outreach:AI OK。建立 rapport:自己寫。
- 這需要精準語言嗎? 技術規格、法律通知:AI 輔助加仔細審。情緒細微之處:自己寫。
pattern:AI 處理交易性、你處理關係性。
email 的更好 prompt
為這封 email 草擬 [長度] 回覆。收件人是 [跟我的關係]。
我要傳達 [主要訊息]。語氣 [溫暖 / 堅定 / 中性]。
不要含「Hope this finds you well」或類似。
引用他們訊息裡這些具體細節:[列表]。
這是原 email:[貼]
這是他們沒有的相關 context:[貼]
具體性重要。每個限制把 AI 推離預設平淡輸出。
常見 AI email 失敗
- 「Per my last email」 — passive-aggressive 但 AI 用它沒感受到內涵。
- 「As discussed」 — 什麼都沒討論時。
- 「I wanted to reach out」 — 沒用前言;直接講你要什麼。
- 「I hope this email finds you well」 — 普世尷尬。
- 散文會更人時用 bullet list。 AI 愛 bullet;有時段落更直接。
- 以「Looking forward to hearing your thoughts」結束 當沒人請求 thought 時。
建你 email AI prompt 的個人禁用詞 list。
長 email:AI 何時幫忙、何時傷害
非常長的 email(專案更新、會議後回顧、高層簡報),AI 結構化真的有用:
- 切清楚 section
- 標決策跟行動項
- 把問題移最上方讓人回
- 砍填充句
但:長 email 常常不該長。「這能是 Slack 訊息嗎?2 段 email?短 10 分鐘的會議?」草擬前測試;AI 永遠產出你要求長度的 email,即使這封 email 不該存在。
隱私跟合規
不要把這些貼進 ChatGPT 或任何非隱私層 AI:
- 含 PII 的 email(別人的個人資訊)
- 機密商業策略 email
- 任何受律師客戶特權保護的
- HR 事務:績效評估、雇用決策、解雇
- 健康資訊(HIPAA 相關)
用企業層(ChatGPT Team / Enterprise、Claude for Work、Microsoft Copilot for Business),資料不用於訓練。或跑本地模型。或自己寫敏感部分。
什麼時候完全不要用 AI 寫 email
- 對你的下屬的績效回饋(正面或負面)
- 跟你有持續關係的人的困難對話
- 該感覺真誠的道歉
- 辭職、裁員、離職
- 任何具體選詞帶超出內容意義的對話
這些自己寫,就算多花 20 分鐘。Email 本身是關係管理;外包給 AI 是外包關係。
決策樹
- 快速交易性 email:AI 草稿 + 30 秒編輯
- 冷 outreach:AI 草稿 + 個人化
- 持續關係的回覆:自己寫,AI 做語氣檢查
- 績效 / 困難對話:自己寫,不用 AI
- 長狀態更新:AI 結構,你填具體內容
下一步
- 建你 AI email prompt 的個人風格指南(禁用詞、偏好措辭)
- 接下來 5 封 email 用三種方式試:只 AI、AI 後編輯、只你。注意哪些拿到更好回覆。
- 看 email 習慣像 27/9/3 法則(回覆的句數)
- 把 AI 用在掏空你的部分;絕不用在區別你的部分